Sven Moderow Web-Entwickler
Gmail Logo

So integriert ihr jeden beliebigen Mail-Account nahtlos in Gmail für ein einheitliches Postfach!

Habt ihr euch nicht auch schon oft darüber geärgert, dass Ihr eure diversen E-Mail-Adressen nicht an einem gemeinsamen Ort empfangen und versenden könnt? Ihr besitzt vermutlich einen Google-Account und dadurch eine Gmail-Adresse. Ihr habt aber noch seit Jahren einen GMX, Freenet, Web.de, Telekom oder sonstigen Account, den ihr hauptsächlich verwendet oder nicht aufgeben wollt, da dort noch zu viele E-Mails einlaufen. Vielleicht habt ihr sogar noch weitere E-Mail-Accounts.

Multiple Apps oder Postfächer sind nicht zeitgemäß!

Bislang bestand Eure Lösung entweder darin, jeden Account einzeln auf E-Mails zu prüfen oder vielleicht habt ihr bereits eine App gefunden, in der ihr alle Accounts einrichten konntet. Dennoch ist diese Lösung nicht komfortabel. Ihr müsst meist einen Account festlegen, über den ihr neue Nachrichten versendet, oder ihr müsst die Posteingänge wechseln. Außerdem sind die Spam-Filter meist eher schlecht als recht. Google bietet dafür eine Funktion namens “Gmailify” an, mit der man bestehende E-Mail-Accounts in Googles Gmail integrieren kann. Leider ist das nicht für jeden beliebigen Mail-Provider vorgesehen. Das heißt, wenn ihr nicht gerade einen GMX oder outlook.com Account in Gmail nutzen wollt, habt ihr das Nachsehen. Bislang!

Ich habe diverse Domains bei United Domains registriert und damit verbunden auch diverse E-Mail-Adressen. Diese können (bislang) jedoch nicht per Gmailify mit Gmail verknüpft werden. Ich wollte das aber schon vereinheitlichen, da die Spam- und Phishing-Filter bei Google verlässlicher arbeiten als bei United Domains. Außerdem bräuchte ich als Android-Nutzer keine zusätzliche App einzurichten, da Gmail standardmäßig ohne zusätzlichen Aufwand auf meinem Smartphone läuft. Und auf anderen Geräten kann ich die Web-Oberfläche verwenden.

Unzureichende, unpraktikable Lösungen

Meine bisherige Lösung war die Postfächer per POP3 zu importieren und die Mails auf dem ursprünglichen Server löschen zu lassen von Gmail. Das funktioniert zwar, hat aber einen entscheidenden Nachteil: Zeitverzug! Das Problem ist, dass Google die Postfächer über POP3 nur unregelmäßig abruft. Das Zeitintervall wird leider daran bestimmt wie viele und wie oft ihr Mails erhaltet. So hatte ich Postfächer, die alle 15 Minuten abgerufen wurden, andere nur alle 45 Minuten. Und wenn Ihr Zwei-Faktor-Authentifizierung oder andere zeitkritische Nachrichten erwartet (z.B. auch “Passwort vergessen”), dann ist dieser Verzug nicht nur ärgerlich, sondern auch ein Hinderungsgrund. Man muss sich dann immer in den anderen Mail-Server einloggen oder doch eine andere App vorhalten für diese Fälle. Aber genau das möchte ich ja nicht. Doch die Lösung ist relativ simpel und ich werden sie euch Schritt-für-Schritt nachfolgend erläutern.

Schritt-für-Schritt zum einheitlichen Postfach in Gmail

  1. Ruft https://www.gmail.com in eurem Browser auf, idealweise auf einem Desktop-Rechner.
  2. Geht in die Einstellungen eures Gmail-Account über das Zahnrad rechts oben und ggf. “Alle Einstellungen aufrufen”.
  3. Wählt den Reiter “Konten & Import”.
  4. Unter “Nachrichten von anderen Konten abrufen” klickt ihr “E-Mail-Konto hinzufügen”.
  5. Jetzt gebt ihr die zu verknüpfende bzw. importierende E-Mail-Adresse ein. Wenn ihr Glück habt, steht Euch nun bereits “Gmailify” als Option zur Verfügung und ihr könnt dieses Feature nutzen. Welche Vorteile das bringt kann ich nicht sagen, da keine meiner Accounts dazu kompatibel ist.
  6. Alle anderen wählen “E-Mails vaon meinem anderen Konto (POP3) importieren”.
  7. Nun müsst ihr die POP3-Daten eures E-Mails-Accounts eintragen. Solltet ihr diese nicht kennen, hilft meist ein Blick in den Support- oder FAQ-Bereich eures Providers. Wenn möglich solltet ihr “…immer eine sichere Verbindung (SSL) verwenden…” auswählen. Die anderen Optionen sind Euch überlassen, sollten aber meines Erachtens nicht aktiviert werden, da sie das Gmail-Postfach aufblähen und das Zusammenspiel mit den anderen Postfächern verkomplizieren.
  8. Anschließend noch “Konto hinzufügen” klicken.
  9. Jetzt werden erstmals Eure aktuellen E-Mails aus dem entfernten Postfach nach Gmail importiert. Diese bleiben im entfernten Postfach erhalten und es ist noch nicht möglich über die ursprüngliche E-Mail-Adresse neue Nachrichten in Gmail zu verfassen. Darum kümmern wir uns jetzt.
Gmail Einstellungen
Gmail Einstellungen

Nachrichten in Gmail mit eurer eigenen E-Mail-Adresse versenden

  1. In den Gmail-Einstellungen unter “Konten & Import” befindet sich die Option “Senden als”. Dort klickt ihr auf “Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen”.
  2. Gebt nun euren Namen ein, der als Absender erscheinen soll bei neuen Nachrichten und die E-Mail-Adresse des zuvor importieren Accounts. WICHTIG: Die Option “Als Alias behandeln” muss aktiviert werden.
  3. Im nächsten Schritt müsst ihr nun die Daten eures SMTP-Servers eingeben. Empfohlen ist, dass ihr TLS oder SSL als Verbindung nutzt, damit niemand mitlesen kann während der Übertragung.
  4. Jetzt noch auf “Konto hinzufügen” klicken.

Auf Seiten Gmail war es das eigentlich schon. Euere E-Mails werden importiert und beim Versenden neuer Nachrichten könnt ihr wählen ob der Absender …@gmail.com ist oder die eigene …@meinedomain.de oder wie auch immer die von euch eingerichtete E-Mail-Adresse lautet. Ihr könnt jetzt noch die neu eingerichtete Absender-Adresse “Als Standard festlegen”. Damit werden neue Nachrichten voreingestellt von der importierten E-Mail-Adresse versendet, ihr könnt aber auch …@gmail.com oder eine weitere importierte Adresse jederzeit auswählen. Ist nur eine Erleichterung, wenn ihr nicht …@gmail.com als Hauptadresse nutzen wollt.

Unterhalb der eingerichteten Absender gibt es noch die Optionen “Von derselben Adresse aus antworten…” und “Immer von der Standard-Adresse antworten…”. Ersteres sollte die bevorzugte Option sein. Damit wird sichergestellt, dass bei Antworten auf E-Mails immer automatisch über die E-Mail-Adresse versendet wird, an welche die ursprüngliche Nachrichte gesendet wurde. Die zweite Option würde bei jeder Antwort die “Als Standard festgelegte” Adresse verwendet werden. Natürlich könnt ihr auch diese Option wählen, wenn euch das lieber ist.

Letzte Schritte: E-Mails im “alten” Postfach weiterleiten

Die letzten Schritte, die nun nötig sind, können sich von E-Mail-Account zu E-Mail-Account etwas unterscheiden. Die Vorgehensweise sollte aber überall sehr ähnlich sein und daher leicht zu adaptieren:

  1. Loggt euch in eurem bisherigen Postfach oder E-Mail-Server ein. Und zwar dort, wo ihr Weiterleitungen für Euer Postfach einrichten könnt.
  2. Jetzt richtet für die zuvor importierte E-Mail-Adresse eine Weiterleitung an eure …@gmail.com Adresse ein. Damit werden alle eingehenden Nachrichten unverzüglich und ohne Zeitverzug an Gmail weitergeleitet.
  3. Jetzt könnt ihr Euer Postfach ggf. so ändern, dass ihr keinen erweiterten Speicherplatz mehr buchen müsst und könnt damit sogar noch ein paar Euros im Monat sparen.
  4. That’s it!

Okay…. Aber was passiert denn da jetzt genau?

Wer aufgepasst hat, wird feststellen, dass wir E-Mails vom bisherigen Postfach weiterleiten an Gmail, diese aber im bisherigen Postfach nicht entfernt werden. Das kann man, wenn man möchte auch beobachten. Hier kommt dann der Gmail POP3-Abruf ins Spiel, der dann nach ca. 5 – 60 Minuten die E-Mails aktiv nochmal aus dem Postfach abruft und nach Abruf löscht. Wer sich jetzt fragt ob die E-Mails dann nicht doppelt in Gmail erscheinen müssten, der sei beruhigt: Da die E-Mails eine eindeutige MessageId besitzen und Gmail diese abgleicht, wird die E-Mail nicht erneut importiert. Selbst wenn ihr die E-Mail bereits in einen anderen Ordner bzw. in ein anderes Label verschoben, oder archiviert oder gar gelöscht habt. Gmail kümmert sich darum, dass ihr keine Duplikate erhaltet bzw. seht.

Ihr habt nun ein einheitliches Postfach, ggf. über mehrere E-Mail-Adressen und Provider und müsst euch zukünftig nie wieder um deren Einrichtung auf diversen Geräten kümmern. Alles was ihr tun müsst ist euer Gmail-Konto einzurichten und die Gmail-App oder -Webseite aufzurufen. Zeit- und nervensparend in meinen Augen!

Was haltet ihr von der Lösung? Gibt es noch Anmerkungen, Problem oder Verbesserungsvorschläge? Ich bin auf eure Berichte und Kommentare gespannt!


Gruß Sven.

Sven Moderow

Leave a Comment

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.